Vertragsmanagement

Vorwort

Wir freuen uns, dass Sie sich für unser Shopware-6-Plugin Vertragsmanagement interessieren oder sich bereits dafür entschieden haben.
Dieses Plugin ermöglicht es Ihnen, Verträge direkt im Shopware-Admin zu erstellen, zu verwalten und Shopkunden transparent zur Verfügung zu stellen.

Durch digitale Akzeptanz im Kundenkonto, Revisionsverwaltung sowie eine flexible PDF-Konfiguration werden Ihre Vertragsprozesse effizienter und nachvollziehbar dokumentiert.

Sollten Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Plugins haben oder individuelle Anpassungen wünschen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Registrieren Sie sich hierzu unter https://www.synergy-networks.de/konto#show-registration und erstellen ein Ticket für unser Entwicklerteam. Wir setzen uns anschließend umgehend mit Ihnen in Verbindung.

Die Installation des Plugins erfolgt über den Erweiterungen-Manager im Shopware-Admin.

1. Öffnen Sie Erweiterungen → Meine Erweiterungen in der Shopware-Administration.

2. Installieren bzw. aktualisieren Sie das Plugin.

3. Aktivieren Sie das Plugin, falls dies noch nicht geschehen ist.

Die Plugin-Konfiguration finden Sie unter
Erweiterungen → Meine Erweiterungen → Vertragsmanagement.

1. Verkaufskanal auswählen
   Wählen Sie den Verkaufskanal, für den die Konfiguration gelten soll.

2. Vertragsarten
   Geben Sie hier Ihre Vertragsarten an (z. B. Mitgliedervertrag;Leasingvertrag).
   Diese Vertragsarten stehen später bei der Vertragserstellung zur Auswahl
   (Inhalte → Vertragsmanagement → Neuen Vertrag erstellen → Typ).
   Hinweis: Trennen Sie mehrere Vertragsarten durch ein Semikolon (z.B. AVV;Leasingvertrag;…).

3. Standard-Sales-Channel für PDF-Belegerstellung
   Wählen Sie den Verkaufskanal, der für die Erstellung der Vertrags-PDFs verwendet wird.

4. Logging aktivieren / deaktivieren
   Ist diese Option aktiv, werden interne Log-Einträge zu relevanten Vertragsaktionen erstellt.
   Die Protokollierung dient ausschließlich der internen Nachvollziehbarkeit.

5. Einstellungen speichern

Open

Das Vertragsmanagement erreichen Sie über Inhalte → Vertragsmanagement.

1. In der Übersichtstabelle sehen Sie alle angelegten Verträge.

2. Über die Listeneinstellungen können Sie die angezeigten Spalten (z. B. Aktiv, Typ, Titel, interne Notiz, aktuelle Revision, Erstellt, Zuletzt aktualisiert) ein- oder ausblenden sowie deren Reihenfolge anpassen.

3. Über den Button „Neuen Vertrag erstellen“ legen Sie einen neuen Vertrag an.

Open

Klicken Sie auf „Neuen Vertrag erstellen“, um einen neuen Vertrag anzulegen.

Open

1. Titel
   Vergeben Sie einen eindeutigen Titel für den Vertrag.

2. Typ
   Wählen Sie einen Vertragstyp aus.
   Die verfügbaren Typen werden in der Plugin-Konfiguration unter Vertragsarten definiert (siehe Punkt 2.1).

3. Admin-Einstellungen
   Hinweis: Diese Einstellungen können nach der Erstellung nicht mehr geändert werden.
   
   

   • Vertrag mit Shop-Kunden
     Definiert, ob der Vertrag Shopkunden betrifft. Wenn aktiviert, dann gilt es für alle Shop-Kunden.

   • Akzeptieren erforderlich
     Shopkunden müssen den Vertrag im Kundenkonto aktiv akzeptieren. (Nur verfügbar wenn „Vertrag mit Shop-Kunden“ aktiviert ist).
     Ist nur diese Option aktiviert, wird der Vertrag bei allen Kunden im Kundenkonto zum Akzeptieren angezeigt.

   • Revisionen aktivieren
     Ermöglicht die Erstellung von Vertragsrevisionen. (Nur verfügbar wenn „Vertrag mit Shop-Kunden“ aktiviert ist).
     Ist die Option aktiviert, müssen Sie im Vertrag (Allgemein>Revisionen) initial den Button “Neue Revisionen jetzt erstellen” klicken, um den Vertrag zu veröffentlichen und im Kundenkonto sichtbar zu machen.

   • Spezielle Kundenzuweisung
     Standardmäßig erhalten alle Shopkunden den Vertrag. Ist die Option aktiviert, wird der Vertrag nur ausgewählten Kunden angezeigt. (Nur verfügbar wenn „Vertrag mit Shop-Kunden“ aktiviert ist)

   • Vertrag mit System-Benutzern (nähere Informationen, siehe unter Punkt 5)
     Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie interne Verträge mit Systembenutzern erstellen.

4. Speichern
   Nach dem Speichern erscheint der Vertrag in der Übersicht und kann weiter bearbeitet werden.

Beim Anlegen eines neuen Vertrags kann eine Hinweisbox erscheinen, die auf fehlende Einstellungen hinweist.
Diese Hinweise helfen dabei, den Vertrag korrekt darzustellen und auszugeben.

Open

Hier im Beispiel:

1. Fehlende PDF-Einstellungen

Der Hinweis erscheint, wenn erforderliche Angaben für die PDF-Erstellung noch nicht vollständig hinterlegt sind (z. B. PDF-Name, Geschäfts-Telefon, Geschäfts-Webseite).

Lösung:
Öffnen Sie die PDF-Einstellungen, ergänzen Sie die fehlenden Angaben und speichern Sie die Einstellungen.

2. Fehlende Übersetzungen

Der Hinweis wird angezeigt, wenn für einzelne Sprachen oder Verkaufskanäle kein Vertragstext gespeichert ist.

• Ist kein Text in einer Sprache vorhanden, wird automatisch der Text der Ausgangssprache (z. B. Deutsch) angezeigt.

• Der Vertragstext muss dennoch pro Sprache einmal gespeichert werden.

Lösung:
Wechseln Sie über den Sprachumschalter in die jeweilige Sprache, tragen Sie einen Vertragstext ein (oder übernehmen Sie den Text der Ausgangssprache) und speichern Sie.

Oder, wenn Sie die Sprache nicht benötigen, deaktivieren Sie die jeweilige Sprache unter Einstellungen > Sprachen. Dann wird der Hinweis für die fehlende Übersetzung nicht weiter angezeigt.

Open

Allgemeine Vertragsinformationen (1)

• Titel (2) – Bezeichnung des Vertrags

• Typ (3)– Vertragstyp

• Aktiv (4) – Aktiv-Status des Vertrags

• Interne Notiz (5) – interne Hinweise zum Vertrag

Vertragstext (6)

Fügen Sie den vollständigen Vertragstext in das Textfeld ein.

Hilfsfunktionen (Platzhalter) (7)

• SYN_Date
  Setzt automatisch das aktuelle Datum im Format dd.mm.yyyy.
  Hinweis: Das Datum wird bei erneuter PDF-Generierung aktualisiert.

• SYN_User
  Fügt automatisch Empfängerdaten aus dem Kundenkonto ein (Name, Firma, Rechnungsadresse).

Open

Setzen der Hilfsfunktionen: Ansicht im Admin mit SYN_User und SYN_Date gesetzt:

Open

Ansicht im Kundenvertrag:

Open

Änderungen an Vertragsinhalten werden über Revisionen (8) vorgenommen.

• Tragen Sie die Änderungen stichpunktartig in das Revisionsfeld ein.
  Diese Informationen werden im Kundenkonto angezeigt.

• Über „Neue Revision jetzt erstellen“(9) wird die Revision veröffentlicht.

• !Nach Veröffentlichung kann eine Revision nicht mehr geändert oder gelöscht werden.!

In der Revisionsübersicht (10) sehen Sie alle Versionen und können diese als PDF aufrufen.

Open

In der Kundenübersicht wählen Sie aus, welchen speziellen Kunden der Vertrag angezeigt werden soll.

• Kunden können über Checkboxen aktiviert werden.

• Über Listeneinstellungen lassen sich Spalten ein- und ausblenden.

• Filter ermöglichen die gezielte Suche nach Kunden (z. B. Kundennummer, Name, Firma).

• Speichern Sie Ihre Auswahl, um die Zuweisung zu übernehmen.

Open

Allgemeine PDF-Einstellungen

• PDF-Name

• Geschäftslogo (wird im PDF ausgegeben)

• Dateinamen-Präfix (Optionaler Text, der dem PDF-Dateinamen vorangestellt wird.)

• Dateinamen-Suffix (Optionaler Text, der am Ende des Dateinamens ergänzt wird.)

Layout

• Seitenausrichtung: Portrait

• Seitenformat: A4

• Dateiformat: PDF

• Dokumententitel in der PDF anzeigen (Hierbei handelt es sich um den Vertragstitel, den Sie unter 4.1 vergeben haben.)

• Kopf- / Fußzeile (optional)

• Seitennummerierung (optional)

Geschäftsdaten im PDF

Die folgenden Angaben erscheinen in Kopf- bzw. Fußzeile des PDFs:

Straße, PLZ, Stadt, Land, Geschäftsname, E-Mail, Telefon, Webseite, Steuernummer, Finanzamt, USt-ID, Bank, IBAN, BIC, Geschäftsführer

Über die PDF-Vorschau kann der Vertrag jederzeit geprüft werden.

Open

Mit dem Plugin Vertragsmanagement können neben Verträgen für Shopkunden auch Verträge mit System-Benutzern (interne Verträge) verwaltet werden.
Diese Funktion ist z. B. für Mitarbeiterverträge, interne Vereinbarungen oder Richtlinien gedacht.
Verträge mit System-Benutzern werden ausschließlich im Admin-Bereich und im Dashboard der zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt – nicht im Kundenkonto.

Bei der Erstellung eines neuen Vertrags kann die Option „Vertrag mit mit System-Benutzer“ ausgewählt werden.

Ist diese Option aktiv:

• wird der Vertrag als interner Vertrag behandelt

• erscheint nicht im Shop-Frontend für Kunden

• kann gezielt Mitarbeitern (Admin-Benutzern) zugewiesen werden
  Nach dem Speichern steht zusätzlich der Reiter „Mitarbeiter“ zur Verfügung.

Open

1. Titel des Vertrags

2. Aktivierung des Vertrags

3. interne Notizen

4. Vertragstext

5. 5. Speichern der Einstellungen

Im Reiter „Mitarbeiter“ legen Sie fest, welche Mitarbeiter diesen Vertrag erhalten sollen.
Es können einzelne oder mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden.

Open

Zugewiesene Mitarbeiter sehen den Vertrag nach dem Login in ihrem Dashboard.
Der Vertrag kann dort eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.

Open

Damit Mitarbeiter in der Vertragsverwaltung erscheinen und Verträge erhalten können, sind entsprechende Benutzer- und Rechte-Einstellungen erforderlich (Admin>Einstellungen>Benutzer&Rechte).
Voraussetzungen für Mitarbeiter:

• Der Mitarbeiter muss als Benutzer im Shopware-Admin angelegt sein.

• Der Benutzer darf kein Administrator sein.

• Dem Benutzer muss eine der vom Plugin bereitgestellten Rollen zugewiesen werden.

Open

Das Plugin ergänzt die Basisinformationen in der Benutzerverwaltung (1) um zwei
spezielle Rollen (2):
SynCmViewer

• darf Verträge ansehen

• geeignet für Mitarbeiter, die Verträge nur lesen oder herunterladen sollen

SynCmEditor

• darf Verträge ansehen, erstellen und bearbeiten

• geeignet für Personalverantwortliche oder interne Administratoren
  
  

Diese Rollen können unter
Einstellungen → Benutzer & Rechte → Benutzer → Rollen
vergeben werden.

Das Plugin erweitert die Basisinformationen in der Benutzerverwaltung (1) um zusätzliche Felder im Bereich „Zusatzangaben für das Vertragsmanagement“(3):

• Straße und Hausnummer

• Postleitzahl

• Stadt

Diese Angaben werden verwendet, wenn im Vertrag der Platzhalter SYN_User eingesetzt wird.
Die Daten werden dann automatisch in den Vertrag übernommen, z. B. für Adressangaben in Mitarbeiterverträgen.

Open

Unter Inhalte → Akzeptierte Verträge sehen Sie alle von Kunden akzeptierten Verträge.

Über die Listeneinstellungen können u. a. folgende Spalten angezeigt werden:

• Firma

• Kundennummer

• Vor- und Nachname

• Vertrag / Revision

Open

Im Kundenkonto steht der Menüpunkt „Verträge“ zur Verfügung.
Hier werden alle dem Kunden zugewiesenen Verträge angezeigt, inklusive:

• Vertragstitel

• aktueller Revision

• Status (akzeptiert / nicht akzeptiert)

• Zeitpunkt der letzten Ansicht

Verträge können jederzeit als PDF angezeigt oder heruntergeladen werden.

Open

Ist eine Akzeptanz erforderlich, muss der Kunde den Vertrag aktiv bestätigen.

Mit einem Klick auf „Akzeptieren“ bestätigt der Kunde verbindlich die Vertragsbedingungen.
Der Vertrag wird anschließend als akzeptiert gekennzeichnet.

Open

Bei Veröffentlichung einer neuen Revision erhält der Kunde einen deutlichen Hinweis im Kundenkonto.

• Geänderte Verträge werden markiert

• Solange die neue Revision nicht akzeptiert wurde, gilt der Vertrag als nicht bestätigt

• Änderungen zur vorherigen Version werden angezeigt

Dies gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Vertragsänderungen.

Open

Einstellungen bei der Anlage eines Vertrags (z. B. Vertrag mit Shopkunden, Akzeptieren erforderlich, Revisionen aktivieren, spezielle Kundenzuweisung) werden bei der Erstellung des Vertrags festgelegt und können anschließend nicht mehr geändert werden. Dies stellt sicher, dass Vertragsprozesse konsistent, nachvollziehbar und rechtssicher bleiben. Soll eine andere Konfiguration verwendet werden, muss ein neuer Vertrag angelegt werden.

Ein Vertrag wird im Kundenkonto nur angezeigt, wenn er aktiv ist und – bei Kundenverträgen mit Revisionen – mindestens eine veröffentlichte Revision besitzt.
Bitte prüfen Sie außerdem, ob der Vertrag Shopkunden betrifft und ggf. korrekt Kunden zugewiesen wurde.

Nur relevant, wenn Revisionen aktiviert wurden (siehe 3.2).

Wenn beim Erstellen eines neuen Vertrags die Option „Revisionen aktivieren“ gewählt wurde, ist der Vertrag zunächst ein Entwurf. Erst durch das Veröffentlichen einer ersten Revision wird der Vertrag im Kundenkonto sichtbar.

Wurden Revisionen nicht aktiviert, ist keine Veröffentlichung einer Revision erforderlich.

Nur relevant, wenn Revisionen aktiviert wurden (siehe 3.2).

Sind Revisionen aktiv, können veröffentlichte Revisionen nicht geändert oder gelöscht werden.
Dies dient der Nachvollziehbarkeit und rechtssicheren Dokumentation.

Änderungen an Vertragsinhalten erfolgen immer über eine neue Revision.

In der PDF-Vorschau im Admin-Bereich werden Platzhalter nicht aufgelöst, da dort noch kein konkreter Empfänger (Kunde oder Mitarbeiter) zugeordnet ist.
Die Vorschau zeigt daher bewusst die Platzhalter selbst an. Platzhalter werden erst im Kundenkonto bzw. im Mitarbeiter-Dashboard ersetzt/ sichtbar, sobald der Vertrag einer konkreten Person zugewiesen ist. Das Plugin bezieht die Daten automatisch aus den jeweiligen Kunden- oder Benutzerdatenfeldern und setzt sie korrekt im Vertrag ein.

Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn erforderliche Angaben für die PDF-Erstellung fehlen (z. B. PDF-Name oder Geschäftsdaten). Die Angaben werden für die korrekte Darstellung der Vertrags-PDF benötigt.

Lösung:
Ergänzen Sie die fehlenden Felder in den PDF-Einstellungen des Plugins und speichern Sie die Konfiguration.

Ja. Auch wenn der Vertragstext identisch ist, muss er für jede Sprache einmal gespeichert werden.
Nur so erkennt Shopware die Übersetzung als vollständig und der Hinweis verschwindet.

Solange ein Vertrag oder eine neue Revision nicht akzeptiert wurde, gilt der Vertrag als nicht akzeptiert. Der Kunde wird im Kundenkonto deutlich auf die Änderung hingewiesen und kann die neue Version einsehen und akzeptieren.

Ja. Über die spezielle Kundenzuweisung können Verträge gezielt einzelnen Kunden zugeordnet werden. Ohne diese Option erhalten standardmäßig alle Shopkunden den Vertrag.

We are pleased that you are interested in our Shopware 6 plugin Contract Management or have already decided to use it.
This plugin allows you to create, manage, and transparently provide contracts directly within the Shopware admin to your shop customers.

Through digital acceptance in the customer account, revision management, and flexible PDF configuration, your contract processes become more efficient and are documented in a traceable manner.

If you have suggestions for further development of the plugin or desire individual adjustments, do not hesitate to contact us. To do so, register https://www.synergy-networks.de/konto#show-registration and create a ticket for our development team. We will then get in touch with you promptly.

The installation of the plugin is done via the Extensions Manager in the Shopware admin.

1. Open Extensions → My Extensions in the Shopware administration.

2. Install or update the plugin.

3. Activate the plugin if this has not already been done.

You can find the plugin configuration under
Extensions → My Extensions → Contract Management.

1. Select Sales Channel
   Choose the sales channel for which the configuration should apply.

2. Contract Types
   Enter your contract types here (e.g. Membership Contract; Leasing Contract).
   These contract types will later be available when creating a contract
   (Content → Contract Management → Create New Contract → Type).
   Note: Separate multiple contract types with a semicolon (e.g. AVV; Leasing Contract; …).

3. Default Sales Channel for PDF Document Creation
   Select the sales channel used for generating contract PDFs.

4. Enable/Disable Logging
   If this option is enabled, internal log entries are created for relevant contract actions.
   Logging serves exclusively for internal traceability.

5. Save Settings

Open

You can access contract management via Content → Contract Management.

1. In the overview table, you can see all created contracts.

2. Via the list settings you can show or hide the displayed columns (e.g., Active, Type, Title, Internal Note, Current Revision, Created, Last Updated) and adjust their order.

3. By clicking the button “Create New Contract” you can create a new contract.

Open

Click on "Create New Contract" to create a new contract.

Open

1. Title
   Assign a unique title for the contract.

2. Type
   Select a contract type.
   The available types are defined in the plugin configuration under Contract Types (see section 2.1).

3. Admin Settings
   Note: These settings cannot be changed after creation.

   • Contract with Shop Customers
     Defines whether the contract applies to shop customers. If enabled, it applies to all shop customers.

   • Acceptance Required
     Shop customers must actively accept the contract in their customer account. (Only available if “Contract with Shop Customers” is enabled).
     If only this option is enabled, the contract will be shown for acceptance to all customers in the customer account.

   • Enable Revisions
     Allows the creation of contract revisions. (Only available if “Contract with Shop Customers” is enabled).
     If this option is enabled, you must initially click the button “Create new revisions now” in the contract (General > Revisions) to publish the contract and make it visible in the customer account.

   • Special Customer Assignment
     By default, all shop customers receive the contract. If this option is enabled, the contract is shown only to selected customers. (Only available if “Contract with Shop Customers” is enabled)

   • Contract with System Users (more information available under Section 5)
     Enable this option if you want to create internal contracts with system users.

4. Save
   After saving, the contract appears in the overview and can be further edited.

When creating a new contract, a notice box may appear indicating missing settings.
These notices help to correctly display and output the contract.

Open

Example here:

1. Missing PDF settings

The notice appears when required information for PDF creation has not yet been fully provided (e.g., PDF name, business phone, business website).

Solution:
Open the PDF settings, add the missing details, and save the settings.

2. Missing translations

The notice is displayed when no contract text is saved for certain languages or sales channels.

• If no text is available in a language, the text of the source language (e.g., German) will be displayed automatically.

• The contract text must still be saved once per language.

Solution:
Switch to the respective language using the language selector, enter a contract text (or copy the text from the source language), and save.

Alternatively, if you do not require the language, deactivate it under Settings > Languages. The message indicating that the translation is missing will then no longer be displayed.

Open

General Contract Information (1)

• Title (2) – Contract designation

• Type (3) – Contract type

• Active (4) – Active status of the contract

• Internal Note (5) – internal notes about the contract

Contract Text (6)

Insert the full contract text into the text field.

Helper Functions (Placeholders) (7)

• SYN_Date
  Automatically sets the current date in the format dd.mm.yyyy.
  Note: The date is updated when the PDF is regenerated.

• SYN_User
  Automatically inserts recipient data from the customer account (name, company, billing address).

Open

Setting the helper functions: View set in Admin with SYN_User and SYN_Date:

Open

View in the customer contract:

Open

Changes to contract contents are made via revisions (8).

• Enter the changes as bullet points in the revision field.
  This information will be displayed in the customer account.

• The revision is published via "Create new revision now" (9).

• !After publication, a revision can no longer be changed or deleted.!

In the revision overview (10) you can see all versions and access them as PDFs.

Open

In the customer overview, select which specific customer the contract should be displayed to.

• Customers can be activated via checkboxes.

• Columns can be shown or hidden through list settings.

• Filters enable targeted searches for customers (e.g., customer number, name, company).

• Save your selection to apply the assignment.

Open

General PDF Settings

• PDF Name

• Business logo (will be displayed in the PDF)

• Filename prefix (Optional text that is prepended to the PDF filename.)

• Filename suffix (Optional text that is appended at the end of the filename.)

Layout

• Page orientation: Portrait

• Page size: A4

• File format: PDF

• Display document title in the PDF (This is the contract title you assigned under 4.1.)

• Header / Footer (optional)

• Page numbering (optional)

Business data in the PDF

The following information appears in the header or footer of the PDFs:

Street, ZIP code, city, country, business name, email, phone, website, tax number, tax office, VAT ID, bank, IBAN, BIC, managing director

The PDF preview allows the contract to be reviewed at any time.

Open

With the Contract Management plugin, in addition to contracts for shop customers, contracts with system users (internal contracts) can also be managed. This function is intended, for example, for employee contracts, internal agreements, or policies.
Contracts with system users are displayed exclusively in the admin area and in the dashboard of the assigned employees – not in the customer account.

When creating a new contract, the option "Contract with System User" can be selected.

If this option is active:

• the contract is treated as an internal contract

• does not appear in the shop frontend for customers

• can be specifically assigned to employees (admin users)
  After saving, the "Employees" tab is additionally available.

Open

1. Title of the Contract

2. Activation of the Contract

3. Internal Notes

4. Contract Text

5. 5. Saving the Settings

In the "Employees" tab, you specify which employees should receive this contract.
You can select one or multiple employees.

Open

Assigned employees see the contract in their dashboard after logging in.
The contract can be viewed there and downloaded as a PDF.

Open

For employees to appear in contract management and be able to receive contracts, appropriate user and permission settings are required (Admin>Settings>Users & Permissions).
Requirements for employees:

• The employee must be created as a user in the Shopware admin.

• The user must not be an administrator.

• The user must be assigned one of the roles provided by the plugin.

Open

The plugin extends the basic information in user management (1) by two
special roles (2):
SynCmViewer

• allowed to view contracts

• suitable for employees who should only read or download contracts

SynCmEditor

• allowed to view, create, and edit contracts

• suitable for HR personnel or internal administrators

These roles can be assigned under Settings → Users & Rights → Users → Roles.

The plugin extends the basic information in user management (1) with additional fields in the section "Additional information for contract management" (3):

• Street and house number

• Postal code

• City

This information is used when the placeholder SYN_User is inserted in the contract.
The data is then automatically transferred into the contract, e.g., for address information in employee contracts.

Open

Under Content → Accepted Contracts you can see all contracts accepted by customers.

The list settings allow you to display, among others, the following columns:

• Company

• Customer Number

• First and Last Name

• Contract / Revision

Open

In the customer account, the menu item “Contracts” is available.
Here, all contracts assigned to the customer are displayed, including:

• Contract title

• current revision

• status (accepted / not accepted)

• time of last view

Contracts can be viewed or downloaded as PDFs at any time.

Open

If acceptance is required, the customer must actively confirm the contract.

By clicking "Accept" the customer bindingly confirms the contract terms.
The contract is then marked as accepted.

Open

When a new revision is published, the customer receives a clear notice in the customer account.

• Changed contracts are marked

• As long as the new revision has not been accepted, the contract is considered unconfirmed

• Changes compared to the previous version are displayed

This ensures transparency and traceability in contract changes.

Open

Settings made when creating a contract (e.g., contract with shop customers, acceptance required, enable revisions, special customer assignment) are set during contract creation and cannot be changed afterwards. This ensures that contract processes remain consistent, traceable, and legally secure. If a different configuration is needed, a new contract must be created.

A contract is only displayed in the customer account if it is active and – for customer contracts with revisions – has at least one published revision.
Please also check whether the contract concerns shop customers and, if applicable, whether customers have been correctly assigned.

Only relevant if revisions have been enabled (see 3.2).

If the option “Enable revisions” was selected when creating a new contract, the contract is initially a draft. The contract becomes visible in the customer account only after publishing the first revision.

If revisions were not enabled, publishing a revision is not required.

Only relevant if revisions have been enabled (see 3.2).

If revisions are active, published revisions cannot be changed or deleted.
This ensures traceability and legally secure documentation.

Changes to contract content are always made via a new revision.

In the PDF preview in the admin area, placeholders are not resolved because no specific recipient (customer or employee) is assigned yet.
Therefore, the preview deliberately shows the placeholders themselves. Placeholders are only replaced/visible in the customer account or employee dashboard once the contract is assigned to a specific person. The plugin automatically retrieves the data from the respective customer or user data fields and correctly inserts them into the contract.

This message appears when required information for PDF creation is missing (e.g., PDF name or business data). This information is needed for the correct display of the contract PDF.

Solution:
Complete the missing fields in the PDF settings of the plugin and save the configuration.

Yes. Even if the contract text is identical, it must be saved once for each language.
Only then does Shopware recognize the translation as complete and the message disappears.

As long as a contract or a new revision has not been accepted, the contract is considered not accepted. The customer is clearly informed of the change in the customer account and can view and accept the new version.

Yes. Through special customer assignment, contracts can be specifically assigned to individual customers. Without this option, all shop customers receive the contract by default.